Первая моя конференция как организатора: апрель, конгресс-зал на 300 мест, медицинская тематика. Спорим с коллегой, печатать бейджи заранее по списку регистраций или ставить принтер на входе и печатать по факту. Заранее жалко, половина не придёт, а по факту страшно, что очередь будет до улицы.
Я делаю гибрид, и он меня ни разу не подводил. Тех, кто зарегистрировался больше чем за неделю и подтвердил участие по письму-напоминанию, печатаю заранее и раскладываю по алфавиту в коробки, буква на коробке крупно. Это обычно 60-70% от тех, кто реально придёт. Для остальных одна стойка с принтером и ноутбуком, и на ней отдельный человек, который больше ничем не занят.
На 300 мест нужно три стойки выдачи по алфавиту и одна для новых, иначе к 9:45 будет пробка. Пустые бейджи и маркер держите на всякий случай, принтер в первый же час может зажевать ленту. Невостребованных бейджей у меня обычно 15-20%, это нормальный расход. И проверьте, что розетки есть там, где хотите стойки, а не в двух метрах за колонной: удлинитель через проход гости зацепят ногами в первые же десять минут.
Я стояла на регистрации на такой конференции, промо-персоналом. Тяжелее всего не печать, а люди, которых нет в списках, хотя они «точно регистрировались». Решите заранее, кому звонить в таком случае и пускать ли, иначе девочки на стойке будут решать сами и соберут очередь.
Отвечать в темах могут участники форума. Если вы уже участник, войдите под своим ником.
