Конференция на 200 человек в конгресс-зале: где мы потеряли час по графику

Провела в мае конференцию на 200 человек в конгресс-зале на Петроградке, хочу разобрать, где мы потеряли время, может кому сэкономит нервы. По программе было восемь докладов и две панели, к обеду отставали на 35 минут, к концу дня на час.
Съели время три вещи. Смена спикеров: каждый подходил к пульту и искал свою презентацию на флешке, хотя всё было заранее собрано в одну папку. Микрофоны: петлички на панели переключали руками, одна села на втором часу. И обед: зал на 200 человек выходил 12 минут, а в ресторан вела одна дверь.
В следующий раз сделаю так: презентации выводит один человек за пультом по команде, спикер только говорит; на панель ручные радиомикрофоны и запасные батарейки на столе; на обед выпускаю с последних рядов. Если у кого есть ещё способы держать тайминг, расскажите.